1. Kapsam ve Şirketin iki rolü
JH SYSTEM ("Şirket"), bulut abonelik ERP'si "Afdal ERP"yi (https://afdalerp.co.kr) işletir ve kişisel verileri iki ayrı rolde ele alır. Birincisi, web sitesindeki danışma talepleri, hizmete kayıt ve fatura iletişim bilgileri gibi doğrudan topladığı veriler bakımından Şirket, Kore Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusudur. İkincisi, müşteri şirketlerin çalışanları ve iş ortakları hakkında ERP'ye girdiği veriler (kimlik numarası, bordro ve banka hesabı içerebilir) bakımından veri sorumlusu o müşteri şirkettir; Şirket onun veri işleyeni olarak hareket eder. Bu işlemenin şartları her müşteriyle yapılan Kişisel Veri İşleme Sözleşmesinde düzenlenir.
2. Şirketin doğrudan topladığı veriler ve amaçlar
Danışma aşamasında: ad, şirket adı, iletişim (telefon veya e-posta), sektör ve soru — danışmayı yanıtlamak için. Hizmet kullanımında: kullanıcı kimliği, ad, birim ve rol, erişim kayıtları (zaman, kullanılan özellik) — hesap yönetimi, güvenlik, faturalama ve bildirimler için. Faturalamada: fatura yetkilisinin adı ve iletişimi ile vergi faturası için işletme bilgileri. Şirket bu rolde kimlik numarası toplamaz.
3. Veri işleyen olarak işlenen veriler
Müşteri şirketler; bordro, yıl sonu vergi mutabakatı, stopaj bildirimi gibi yasal işler için çalışanlarının kimlik numaraları dâhil tanımlayıcı verileri ERP'ye girebilir. Bu verilerin toplanmasının hukuki dayanağı ve sorumluluğu, veri sorumlusu olan müşteri şirkete aittir; Şirket yalnızca emanet edilen kapsamda saklama ve işleme işlevi sunar, veriyi amaç dışında kullanmaz ve üçüncü kişilere vermez.
4. Güvenlik önlemleri
Kimlik numarası, bordro, banka hesabı gibi hassas alanlar AES-256 ile şifrelenerek saklanır; iletişim HTTPS ile korunur. Ekran ve verilere erişim sunucuda role göre denetlenir; her müşterinin verisi veritabanı düzeyinde ayrılır. Kişisel veri ekranlarının erişim kayıtları iki yıl saklanır. Değişiklik kayıtları tahrifatı ortaya çıkaran biçimde (hash zinciri) tutulur ve günlük otomatik yedekleme yapılır. Veriler Kore Cumhuriyeti içindeki Şirket sunucularında saklanır.
5. İşleme devri ve yurt dışına aktarım
Şirket, Hizmeti işletmek için aşağıdaki dış sağlayıcıları kullanır; liste değişirse bu politika güncellenerek duyurulur.
Birincisi, bağlantı — Cloudflare, Inc. (ABD): site ve hizmet trafiği bu şirketin aktarım ağından geçer; bu sırada bağlantı bilgileri işlenir. İkincisi, e-posta gönderimi — Amazon Web Services, Inc. (ABD): doğrulama ve bildirim e-postaları için alıcı e-posta adresleri işlenir. Üçüncüsü, vergi faturası için yurt içi alt işleme — Linkhub Co., Ltd. (Popbill, Kore): elektronik vergi faturası, nakit fişi, SMS, Kakao bildirimi ve faks için gerekli ad, iletişim ve işletme bilgileri. Dördüncüsü, yapay zekâ belge okuma — Anthropic, PBC (ABD): yalnızca müşteri bu özelliği açtığında ilgili belge görüntüleri gönderilir; özellik varsayılan olarak kapalıdır ve müşteri yöneticisinin onayıyla çalışır; gönderim öncesi kart numaraları silinir ve hassas belgeler engellenir.
Yukarıdaki yurt dışı aktarımlar Hizmetin gerektirdiği kapsamla sınırlıdır. İlgili kişi, 8. bölümdeki iletişim üzerinden yurt dışına aktarıma itiraz edebilir; bu durumda ilgili özellikler (e-posta, yapay zekâ okuma) kullanılamayabilir.
6. Saklama süreleri ve imha
Danışma verileri, danışmanın bitiminden altı ay sonra imha edilir. Hesap verileri sözleşme bitene kadar saklanır; bitişten sonra 30 gün görüntüleme ve dışa aktarma için tutulur, ardından 7 gün içinde geri döndürülemez biçimde imha edilir ve bildirilir. İletişim erişim kayıtları kanun gereği en az üç ay, kişisel veri erişim kayıtları iki yıl saklanır. Kanunen saklanması zorunlu kayıtlar (ör. e-ticaret sözleşme ve ödeme kayıtları, beş yıl) ayrı tutulup süresi sonunda imha edilir.
7. Veri ihlaline müdahale
Şirket, kişisel veri ihlalini öğrendiğinde Kanunun 34. maddesi uyarınca 72 saat içinde ilgili kişilere bildirir ve yetkili kuruma rapor eder; veri işleyen rolünde öğrenilen ihlaller gecikmeksizin ilgili müşteri şirkete bildirilir. İç prosedür ayrı bir ihlal müdahale belgesinde tutulur.
8. İlgili kişinin hakları ve veri koruma sorumlusu
İlgili kişiler, Şirketin doğrudan sorumlusu olduğu verileri için erişim, düzeltme, silme ve işlemenin durdurulmasını isteyebilir. Müşteri şirketin girdiği verilere ilişkin talepler veri sorumlusu olan o şirkete yapılmalıdır; Şirkete ulaşan talepler gecikmeksizin iletilir. Veri koruma sorumlusu: BHUIYAN ABDULLAH (Temsilci), tel +82-70-4125-5333, e-posta support@afdalerp.co.kr.
9. Çerezler
Hizmet, oturumu açık tutmak için tek bir çerez kullanır; tarayıcı kapanınca silinir. Reklam veya davranış takibi çerezi kullanılmaz.
10. Politikada değişiklik
Değişiklikler yürürlükten en az 7 gün önce (önemli değişikliklerde 30 gün önce) web sitesinde duyurulur. Bu politika 15 Ekim 2026'da yürürlüğe girer ve 10 Eylül 2026 tarihli taslağın yerini alır.